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年会前期策划和现场执行需要注意的问题
日期: 2016-06-22
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 筹办过年会的人都知道,从年会的前期策划到现场执行,是一个不断生产麻烦、解决麻烦的过程。面对预知或突发的各种大小麻烦,有效的应对方式无疑是项目顺利执行的关键和保证。

  根据数据调查和采访,汇总整理出来的年会从业人员最怕遇到的十种麻烦和相应的有效应对方式,供大家参考:

  1、部门分类不清,致使职责不明,管理混乱。无论公司年会的规模大小,从部门划分的角度,通常会分为策划部、节目部、执行部、搭建部、内容制作部和接待部六个基础部门。

  2、年会策划不知道从哪里下手。对于自己团队进行团队策划的情况,通常要先敲定年会的主题和基调,比如说以“感谢”为主题,以“温馨”为基调,从而开展下面的头脑风暴。对于外包的情况,要制定brief,说明自己的要求和希望达到的效果,联系能够将其转化为实现的执行策划团队。

  3、想的创意找不出与自己公司的结合点。一场“与自己无关”的年会,通常不会获得很好的效果,当创意不能为自己的公司特色服务时,舍弃它,创意有很多,但公司要突出的特色和诉求却是不可轻易更改的。

  4、不知道一个节目的想法如何实现,需要花多少钱。这种情况下,当经费允许,最直接的解决办法就是将节目外包,懂得利用各种资源才能提高效率。但若没有经费,那么就要多花精力去调查、总结、咨询从事相关工作的朋友、公司,了解节目各种成本和预算。

  5、不知道怎么让策划书出彩。当团队进行了前期的讨论后,需要将大家抽象的思维转化为具象的文字描述和图片表达,并通过PPT很好地传达给上级或外包执行公司,这是一份好的策划书制作就显得尤为重要。经过实践,策划书不要一味的追求花哨,最应该注重的是内容和主次,把事情表达清楚永远是第一位的,精美的包装确实会让策划书提升档次,但若你不确定自己具备这个能力,那么请保持清爽的版面和简单的配色,辅助以大气的图形和干净的图片,会有意想不到的效果,常常帮助你出奇制胜、脱颖而出。

  6、找外包队伍花冤枉钱。解决这个问题的办法只有一个,就是多询问、多比较、多接触。大部分情况下,找外包执行公司是因为支出的成本要低于自己做的成本总和,在这个前提下,所谓的不花冤枉钱,大多是指执行的转化度是否够高、执行公司是否合理的分配了自身的成本和利益。所以,只要自己对行情足够了解,多接触几家执行公司,多和懂行的人聊聊天,多像有经验的人请教,在选择时周到慎重一些,都可以大大降低花冤枉钱的概率。

  7、预算有限,要不要专业执行年会的公司?经费通常是很多麻烦的起始点,但又是很难抗拒的因素。大部分从业人员的经验是,请专家、骨干和关键技术人员。一个好的项目执行总监,会懂得如何让普通的员工很好的参与到晚会的执行分工,会懂得平衡各种利益和风险,将你所能调用的资源进行最优的配置从而降低配置。至于关键技术人员,比如灯光师、音响师,大部分人会建议千万不要在这方面克扣过多,因为这将直接影响年会活动的现场气氛和效果,当然,还有风险。

  8、合作的执行公司不能很好地领会贯通自己部门的想法。这种情况下,通常要考虑双方的沟通方式是否有问题,最好的方式是双方的关键人员可以花一部分时间就某几个问题面对面进行沟通,第一时间判断对方是否理解了自己的意思。

  9、现场混乱,找不到了解情况的人。项目的执行总监只有1名,但各个部门的负责人员都要了解整个年会的流程和环节,并安排当场执行的专职负责人员。这个人的作用就是在需要了解或有问题要解决的时候,他可以准确地将已知的信息与突发的状况相联系,找到解决方案,或者知道如何找到解决方案。这个人必须熟知自己负责部门的工作,尽量不要身兼数值,因为在现场一旦发生情况,需要他在不影响现有情况的基础上进行处理。

  10、现场突发状况不断。现场出现状况,最先要做的是要解决问题,当然,如果能立即查明问题发生的原因,一定要第一时间留下证据,在事后总结时才能明确责任,更好的总结经验教训。在现场可以立即指明问题,但永远不要忘了解决问题。再就是要保持冷静,即使你的神态和动作以及语音都在告诉别人你很激动,你也要清楚自己的头脑是可以冷静判断和指挥项目继续进行的。

  总而言之,年会也可以说是一种不完美的艺术,遇到麻烦是不可避免的,重要的是解决和总结。在很多时候,发生的事情并没有你想象的那么严重,只要处理好,瑕不掩瑜。

  举办年会讲究的是要有随机应变的能力,如果做不到的就很难让人信任这样的企业,在这里为大家举荐深圳天辰智业文化传播有限公司。都是信誉良好,策划都很独特的。在年会中,如果真是出了问题,他们也会很快应付,让你不会为了麻烦而困扰,而且在年会期间的设备都无需让你亲自去联系寻找,这家公司全权为你负责到底,不会再半途中仍下一切,导致年会不能正常举行,最重要的是价位也是合理的。

 

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